Privacybeleid

Wie gebruikt je gegevens

Glowlie is verantwoordelijk voor het gebruik van persoonsgegevens op deze website. Je bereikt ons via [email protected] of Posthoornstraat 11, 3011 WD Rotterdam, Nederland. Glowlie staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 97182001.

Deze verklaring gaat over deze WordPress- en WooCommerce-website. Een bezoek aan de website geldt niet als toestemming voor marketing of andere optionele gegevensverwerking.

Welke gegevens gebruiken we

Welke gegevens nodig zijn, hangt af van wat je doet:

• Een vraag stellen: je naam, e-mailadres en de informatie die je zelf in je bericht zet.
• Een account of bestelling: je accountgegevens, contact- en adresgegevens, bestelde producten, bedragen en de informatie die nodig is voor betaling, levering, retour of garantie. Op deze conceptwebsite zijn bestellen en betalen momenteel uitgeschakeld.
• Herroepen of retourneren: zodra online bestellen beschikbaar is, verwerken we je naam, e-mailadres, bestelnummer of andere herkenningsgegevens van de bestelling, je verklaring, het ontvangsttijdstip en het verzendresultaat van de bevestiging.
• Nieuwsbrief: je e-mailadres en de datum, manier en tekst van je aanmelding.
• Een review: je gekozen naam, e-mailadres, beoordeling, tekst en eventueel foto’s. Je e-mailadres verschijnt niet bij de openbare review. WordPress kan voor beveiliging en moderatie ook technische gegevens zoals IP-adres en browsergegevens vastleggen.
• Websitegebruik: functionele winkel- en inloggegevens, beperkte gebruiksstatistieken en technische gegevens die nodig zijn voor een veilige werking.

Stuur ons geen BSN, identiteitsbewijs, medische dossiers of andere gevoelige informatie. Deel bij een vraag alleen wat nodig is om je te helpen. Voeg geen foto’s van andere personen toe zonder hun toestemming.

Waarom en op welke grondslag

• Je vraag, account of aankoop afhandelen: voor het uitvoeren van een overeenkomst of om op jouw verzoek stappen vóór een overeenkomst te zetten. Bij een algemene vraag gebruiken we de gegevens om je te antwoorden op basis van ons belang bij bereikbare klantenservice.
• Een online herroeping: voor het afwikkelen van de koopovereenkomst en onze wettelijke verplichting om de elektronische herroeping te bevestigen. Dit geeft geen toestemming voor marketing.
• Administratie: om wettelijke verplichtingen na te komen, bijvoorbeeld fiscale bewaarplichten.
• Nieuwsbrief en vrijwillig aangeleverde publicatiefoto’s: op basis van je toestemming. Een foto voor een review is niet verplicht. Je kunt toestemming weer intrekken.
• Beveiliging en beperkte statistieken: ons gerechtvaardigde belang bij een veilige, werkende en bruikbare website. We beperken hiervoor de gegevens en gebruiken deze niet om een persoonlijk advertentieprofiel te maken.
• Reviews beheren: ons belang om echte productervaringen te tonen en misbruik te beperken. Publicatie van optionele foto’s vraagt een aparte keuze.

Hoe onze beperkte statistieken werken

De website telt onder meer bezoeken, bekeken pagina’s en producten, toevoegingen aan de winkelwagen en succesvol verstuurde contactvragen. Een willekeurige code in de tijdelijke opslag van je browsertab helpt dubbele tellingen voorkomen. Die code is geen klantnummer en wordt niet aan je account of e-mailadres gekoppeld.

Op de server wordt de code verwerkt tot een beveiligde, dagelijks wisselende afgeleide code. Die wordt alleen tijdelijk gebruikt voor tellen en misbruikbeperking. De statistiektabel bevat dagtotalen, productnummers en algemene herkomstcategorieën, zoals direct bezoek of een zoekmachine. Daarin staan geen namen, e-mailadressen, ruwe IP-adressen of volledige verwijzende webadressen.

We respecteren Do Not Track en Global Privacy Control. Als JavaScript of tijdelijke browseropslag is geblokkeerd, werkt de bezoekmeting niet. Algemene aantallen van werkelijk uitgevoerde winkel- of contactacties kunnen dan nog wel worden geteld zonder bezoekcode. Meer over deze opslag lees je in het cookiebeleid.

Via jouw privacyvoorkeuren hieronder kun je de bezoekmeting met een tabcode direct uitschakelen. We verwijderen dan de tabcode uit deze pagina en versturen daarmee geen nieuwe browsermetingen of formulierattributie. De keuze wordt in deze browser onthouden tot je die wijzigt of de browseropslag wist. Algemene tellingen van echte winkelmandacties en verzonden contactberichten en noodzakelijke beveiligingsregistraties kunnen zonder deze tabcode blijven plaatsvinden. Eerder opgetelde dagtotalen worden niet teruggedraaid.

Nieuwsbrief en je keuze

Een nieuwsbriefaanmelding is een aparte, vrijwillige keuze. We bewaren je e-mailadres en een bewijs van die keuze. Je aanmelding wordt op deze website bewaard. Op deze conceptwebsite worden nog geen nieuwsbrieven verstuurd. We schrijven je niet automatisch in omdat je een account maakt, een vraag stelt of een product bekijkt.

Wil je je aanmelding intrekken? Mail naar [email protected]. Als je een nieuwsbrief van ons ontvangt, kun je ook de afmeldlink in die e-mail gebruiken. Een afmelding verandert niets aan noodzakelijke berichten over een bestaande bestelling of vraag.

Met wie delen we gegevens

Alleen mensen en dienstverleners die gegevens nodig hebben voor hun taak krijgen toegang. Denk aan websitehosting, technisch beheer, e-maildienstverlening en, zodra je kunt bestellen, een betaal- of bezorgdienst. Zij krijgen niet automatisch alle gegevens. Waar een partij namens ons gegevens verwerkt, moeten passende afspraken over vertrouwelijkheid en beveiliging gelden.

We verkopen je persoonsgegevens niet. De eigen beperkte statistieken worden niet doorgestuurd naar een externe advertentie- of analysetool.

Klik je op een link naar bijvoorbeeld Instagram, TikTok, YouTube of Trustpilot, dan bezoek je die aanbieder. Activeer je een ingebouwde Instagram-feed, dan kan die aanbieder gegevens over je bezoek ontvangen. Dat kan ook verwerking buiten de Europese Economische Ruimte meebrengen. Voor optionele ingebouwde inhoud vragen we eerst een keuze. Je vindt de werking en je instellingen in het cookiebeleid.

Wil je weten welke dienstverleners voor een verwerking zijn ingeschakeld of welke waarborgen gelden bij een doorgifte buiten de EER? Neem contact met ons op. Een nieuwe koppeling moet vóór gebruik worden beoordeeld en deze verklaring wordt zo nodig aangepast.

Hoe lang bewaren we gegevens

• Beperkte statistieken: de tijdelijke afgeleide codes vervallen binnen ongeveer een dag; de beveiligingslimiet op basis van een afgeleid verbindingsadres gebruikt een zeer korte termijn. Dagtotalen worden in een voortschrijdende periode van 90 dagen bewaard en periodiek opgeschoond.
• Online herroepingsregistratie: de aparte technische registratie wordt uiterlijk na twaalf maanden opgeschoond. Voor de verdere afhandeling benodigde correspondentie en financiële gegevens kunnen langer nodig zijn bij een concrete klacht, een geschil of een wettelijke bewaarplicht.
• Een vraag of klacht: zolang de behandeling en eventuele opvolging nodig zijn. Informatie die relevant is voor een lopend geschil of een wettelijke verplichting kan langer nodig blijven.
• Bestel- en factuurgegevens: zolang nodig voor levering, retour, garantie en wettelijke administratie. Facturen worden normaal zeven jaar bewaard; voor bepaalde fiscale regelingen kan tien jaar gelden. Dat betekent niet dat elk ander persoonsgegeven even lang wordt bewaard.
• Herroepen of retourneren: zodra online bestellen beschikbaar is, verwerken we je naam, e-mailadres, bestelnummer of andere herkenningsgegevens van de bestelling, je verklaring, het ontvangsttijdstip en het verzendresultaat van de bevestiging.
• Nieuwsbrief: zolang je aanmelding actief is en nodig blijft voor het doel. Na afmelding gebruiken we je adres niet meer voor de nieuwsbrief. Een beperkt bewijs van je keuze of afmelding kan nodig blijven om je voorkeur te respecteren en onze werkwijze te verantwoorden.
• Account en reviews: zolang de functie en publicatie nodig blijven. Je kunt verwijdering vragen; soms moeten gegevens voor administratie, een klacht of rechten van anderen bewaard blijven.

Voor gegevens waarvoor geen vaste termijn geldt, kijken we naar het doel, de afhandeling, wettelijke verplichtingen en een eventueel geschil. Back-ups en technische logbestanden kunnen een afzonderlijke beperkte bewaartermijn hebben. Je kunt ons vragen welke termijn in jouw situatie van toepassing is.

Luna, de Glowlie AI-assistent

De chat helpt je met openbare productinformatie, gebruik en onze servicepagina’s. Het is een digitale assistent, geen medewerker. Via een aparte beveiligde functie kun je je eigen WooCommerce-bestelstatus bekijken na inloggen of e-mailverificatie. De assistent kan geen bestelling wijzigen, geen retour aanmelden en geen terugbetaling uitvoeren. Voor persoonlijke service gebruik je de contactpagina of mail je [email protected].

Wanneer je zelf een vraag verstuurt, verwerkt onze server je vraag, een beperkt aantal eerdere berichten en je gekozen productvoorkeur om een passend antwoord te geven. Luna kan binnen dit gesprek onthouden welke producten je al hebt en welke algemene verzorgingsvoorkeur of tijdelijke veiligheidsbeperking relevant is. Een veiligheidsbeperking dient alleen om ongeschikt productadvies in dat gesprek te vermijden; we maken geen medisch dossier of blijvend gezondheidsprofiel. Op deze website bewaren we geen chatgesprekken. Het gesprek en deze context staan alleen tijdelijk in het geheugen van de geopende pagina, ook als je de chat kort sluit en heropent. Ze verdwijnen wanneer je een nieuw gesprek begint of de pagina opnieuw laadt. We gebruiken voor de gespreksinhoud geen localStorage of sessionStorage. Deel geen wachtwoorden, betaalgegevens, identiteitsdocumenten, persoonlijke medische gegevens of andere gevoelige informatie.

Als Glowlie de optionele OpenAI-koppeling heeft ingeschakeld, staat dat in het chatvenster. Voor daarvoor geschikte vragen sturen we je vraag, maximaal zes recente berichten en relevante openbare website-informatie via onze server naar OpenAI om een antwoord te formuleren. Vragen over persoonlijke bestellingen en herkende gevoelige gegevens handelen we zonder deze koppeling af; automatische herkenning is niet onfeilbaar. De gegevens uit de beveiligde bestelfunctie, zoals je bestelnummer, e-mailadres, verificatiecode en getoonde bestelgegevens, worden apart verwerkt en niet in het AI-gesprek opgenomen. OpenAI ontvangt geen browsercookie of IP-adres van de bezoeker via deze koppeling. OpenAI ziet wel de verbinding van onze server.

Voor bestelinzage controleren we via je WordPress-klantaccount of de bestelling bij jou hoort. Zonder account kun je je bestelnummer en het bij de bestelling gebruikte e-mailadres invullen en zelf een code aanvragen. Als de gegevens bij elkaar horen, zetten we een verificatiemail klaar voor dat besteladres. De melding op het scherm bevestigt niet of een bestelling of e-mailadres bestaat. Na de juiste code krijg je tijdelijk toegang tot alleen de bijbehorende bestelling. Je ziet beperkte informatie, zoals producten en aantallen, bestel- en betaalstatus en een beschikbare verzendlink; geen volledig adres, telefoonnummer of interne notities.

Verificatiegegevens en toegangscodes zijn kort geldig, maximaal tien minuten. We bewaren hiervoor tijdelijk beveiligde hashes, de verwijzing naar de bestelling en begrenzingen van verificatiepogingen. De code en het ingevulde e-mailadres worden niet als chatinhoud opgeslagen; de maildienst verwerkt het adres wel om de gevraagde verificatiemail te bezorgen. Tijdelijke verificatierecords worden automatisch opgeruimd. Getoonde bestelgegevens en de tijdelijke toegang worden in het geheugen van de pagina gehouden en gewist wanneer je de privéweergave of chat sluit, opnieuw begint, of wanneer de toegang verloopt. Dit verandert de normale bewaartermijn van de bestelling in WooCommerce niet.

De korte productvideo’s worden vanaf deze website geladen wanneer je zelf op afspelen klikt. Ze zijn een aanvulling op de volledige gebruiksstappen op de productpagina. Er worden voor deze chatvideo’s geen externe videospelers of advertentiecookies gebruikt.

We vragen OpenAI om het antwoord niet als blijvende API-conversatie op te slaan. Dat is geen garantie dat OpenAI helemaal niets bewaart: voor misbruikcontrole kunnen de API-inhoud en technische gegevens normaal maximaal 30 dagen worden bewaard, met mogelijke uitzonderingen voor wettelijke of beveiligingsverplichtingen. OpenAI gebruikt API-gegevens standaard niet voor modeltraining, tenzij daarvoor uitdrukkelijk is gekozen. OpenAI kan gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken; de toepasselijke verwerkersafspraken en doorgiftewaarborgen horen bij de zakelijke API-dienst. Lees de informatie van OpenAI over API-gegevens. Zonder geactiveerde koppeling gaat er vanuit de chat geen vraag naar OpenAI.

We verwerken je vraag om de door jou gevraagde keuzehulp en klantenservice te bieden en misbruik te voorkomen. Afhankelijk van je vraag gebeurt dat ter voorbereiding of uitvoering van een overeenkomst, of op basis van ons gerechtvaardigde belang om vragen te beantwoorden en de website te beveiligen. De antwoorden zijn algemene informatie; je rechten bij een aankoop worden niet beperkt door een chatantwoord.

Voor begrenzing van misbruik gebruiken we tijdelijk beveiligde, niet rechtstreeks leesbare hashes van het verbindingsadres, maximaal 24 uur. Het ruwe IP-adres wordt niet in het chatsysteem opgeslagen. De hosting kan eigen technische beveiligingslogbestanden hebben. Als eenvoudige chatstatistieken aanstaan, tellen we alleen aantallen vragen, algemene onderwerpen en aangeboden contactverwijzingen per dag, maximaal 90 dagen. Die tellers bevatten geen gesprek, naam, e-mailadres of gekoppeld bezoekprofiel. Ze bewijzen niet dat iemand daadwerkelijk contact heeft opgenomen. Do Not Track, Global Privacy Control en je keuze om statistieken uit te schakelen worden gerespecteerd.

Vóór het versturen van een herkende persoonlijke gezondheidsvraag vragen we je uitdrukkelijke toestemming om die gegevens tijdelijk te verwerken voor veilige, algemene productuitleg. Ook een tijdelijke veiligheidsbeperking kan een gezondheidsgegeven zijn; geen blijvend medisch dossier maken neemt die bescherming niet weg. Je kunt weigeren en een algemene productvraag stellen zonder persoonlijke klachten te delen. Toestemming geldt alleen voor het huidige gesprek, wordt niet voor marketing gebruikt en wordt niet blijvend opgeslagen. Met een nieuw gesprek of het opnieuw laden van de pagina wis je de gesprekcontext en trek je deze toestemming voor verdere verwerking in. Het weigeren of intrekken beperkt je aankoop- en klantenservicerechten niet.

Persoonlijke gezondheidsvragen en herkende gevoelige inhoud worden niet naar de optionele AI-koppeling gestuurd. Luna geeft hierover alleen algemene, vooraf gecontroleerde veiligheidsinformatie en stelt geen diagnose. Gevoelige inhoud uit eerdere berichten hoort evenmin in een later AI-verzoek. Automatische herkenning kent beperkingen: stuur daarom geen medische dossiers, foto’s van klachten of andere gevoelige details. De medische waarschuwing in de chat verandert niets aan je privacyrechten of consumentenrechten.

Een WhatsApp-knop opent een externe communicatiedienst. Wij gebruiken daarvoor alleen een apart, openbaar goedgekeurd bedrijfsnummer. De link bevat hoogstens een vast algemeen onderwerp; geen gespreksgeschiedenis, bestelgegevens of gezondheidsdetails. Je kiest zelf of je WhatsApp opent en daarna of je een bericht verstuurt. Bij openen gelden ook de privacyregels van WhatsApp; een externe dienst kan daarbij technische gegevens ontvangen. Wil je geen WhatsApp gebruiken, dan blijven onze contactpagina en e-mail beschikbaar. Herroepen kan ook via de bestaande openbare herroepingsfunctie wanneer bestellen op deze website actief is, of rechtstreeks per e-mail; WhatsApp, een account, bestelcode of botgoedkeuring is hiervoor niet verplicht.

Als je zelf feedback of een contact- of productknop aanklikt en statistieken zijn toegestaan, kunnen we alleen de algemene categorie, een door de server gekozen antwoordcode en de antwoordversie tellen. Er wordt daarbij geen vraag, antwoord, screenshot, ordernummer of gezondheidsinformatie opgeslagen. Deze geaggregeerde tellers worden maximaal 90 dagen bewaard. Een klik betekent niet dat een vraag is opgelost, iemand een WhatsApp-bericht heeft verzonden of iets heeft gekocht. Privacybezwaar, Do Not Track en Global Privacy Control worden gerespecteerd. Korte, beveiligde controles op herhaalde feedback en misbruik verlopen binnen maximaal 24 uur.

Jouw privacyrechten

Je kunt vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdracht van je persoonsgegevens, voor zover het betreffende recht geldt. Je kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang. Tegen direct marketing kun je altijd bezwaar maken. Als toestemming de grondslag is, kun je die voor de toekomst intrekken.

Mail je verzoek naar [email protected]. We reageren in beginsel binnen één maand. Bij een ingewikkeld of omvangrijk verzoek kan dit maximaal twee maanden langer duren; dan laten we dat binnen de eerste maand weten, met de reden. We kunnen een beperkte controle vragen om zeker te weten dat het verzoek van jou komt. Stuur niet uit jezelf een volledige kopie van je identiteitsbewijs.

We leggen uit als een wettelijk recht in jouw situatie niet of niet volledig kan worden uitgevoerd. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Beveiliging en wijzigingen

We beperken toegang tot gegevens en gebruiken beveiligde verbindingen en toegangscontroles. Deel je inloggegevens niet met anderen. Geen enkele website kan absolute veiligheid garanderen; vermoed je misbruik of een datalek, meld dit dan via ons e-mailadres.

Als onze werkwijze verandert, passen we deze verklaring aan. Bovenaan staat de datum van de laatste inhoudelijke wijziging. Bij een wezenlijk andere verwerking geven we aanvullende informatie en vragen we waar nodig opnieuw toestemming.